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Die meisten kleinen und mittelständischen Unternehmen arbeiten mit Google Workspace oder Microsoft 365. E-Mails, Kalender, Dateien, Videokonferenzen. Alles aus einer Hand, alles in der Cloud. Funktioniert. Bis man anfängt, Fragen zu stellen.
Wo liegen meine Daten? Wer kann darauf zugreifen? Was passiert, wenn der Anbieter die Preise erhöht? Und was steht eigentlich in meinem Auftragsverarbeitungsvertrag?
Für viele Unternehmen ist die Antwort auf diese Fragen: Keine Ahnung. Und genau da wird es interessant.
Was Microsoft 365 wirklich kostet
Microsoft hat für Juli 2026 die nächste Preiserhöhung angekündigt. Für KMU mit Business-Lizenzen sieht das so aus:
| Plan | Preis aktuell (netto, pro Nutzer/Monat) | Preis ab Juli 2026 (geschätzt) | Erhöhung |
|---|---|---|---|
| Business Basic | 5,60 € | ca. 6,50 € | +16,7 % |
| Business Standard | 11,70 € | ca. 13,10 € | +12 % |
| Business Premium | 20,60 € | 20,60 € | unverändert |
Alle Preise netto im Jahresabo (NCE Annual Commit). Die finalen Euro-Preise gibt Microsoft erst ca. einen Monat vor dem Stichtag bekannt. Aber rechnen wir mal hoch: Ein Unternehmen mit 15 Mitarbeitern auf Business Standard zahlt nach der Erhöhung ca. 197 € netto im Monat. Das sind rund 2.360 € im Jahr. Für E-Mail, Dateien und ein paar Office-Apps.
Und das ist nicht die erste Runde. 2022 kamen die Aufschläge durch das neue Abrechnungsmodell (NCE), 2023 folgte eine pauschale Währungsanpassung von 11 % für den Euroraum. Microsoft begründet die aktuelle Erhöhung mit neuen KI-Features (Copilot), die in die Lizenzen integriert werden. Ob Ihr Team diese Features braucht oder überhaupt nutzt, spielt für den Preis keine Rolle. Sie zahlen trotzdem.
Ein Kommentar aus einem deutschen IT-Blog bringt es auf den Punkt: Ein Admin schreibt, die KI-Funktionen dürfe sein Unternehmen aus Compliance-Gründen gar nicht nutzen, zahle aber trotzdem die Preiserhöhung dafür. Doppelte Kosten für null Nutzen.
USA vs. EU: Wo liegen Ihre Daten?
Ihre Firmendaten bei Microsoft oder Google liegen auf Servern in den USA, Irland oder den Niederlanden. Das ist kein theoretisches Problem. Es gibt zwei konkrete Risiken:
1. Der CLOUD Act. Dieses US-Gesetz erlaubt amerikanischen Behörden Zugriff auf Daten, die bei US-Unternehmen gespeichert sind. Auch wenn der Server physisch in Frankfurt steht. Microsoft ist ein US-Unternehmen. Der CLOUD Act gilt.
2. Das Data Privacy Framework wackelt. Die aktuelle Rechtsgrundlage für Datentransfers in die USA (EU-US Data Privacy Framework) ist der dritte Anlauf nach Safe Harbor und Privacy Shield. Beide Vorgänger wurden vom Europäischen Gerichtshof gekippt. Wer sein gesamtes Geschäft auf dieser Grundlage aufbaut, baut auf Sand.
Für Unternehmen, die mit Kundendaten arbeiten (Ärzte, Anwälte, Steuerberater, Handwerksbetriebe mit Auftragsdaten), ist das kein Randthema. Ein Datenschutzverstoß kostet nicht nur Bußgeld, sondern Vertrauen.
Was Nextcloud ist (und was nicht)
Nextcloud ist eine Open-Source-Plattform für Dateisynchronisation und Zusammenarbeit, entwickelt in Deutschland. Im Kern ersetzt es Google Drive bzw. OneDrive. Aber es kann mehr:
- Dateien: Synchronisation über Desktop, Handy und Browser. Freigaben intern und extern, Versionierung, Papierkorb.
- Kalender und Kontakte: CalDAV und CardDAV. Funktioniert mit Outlook, Thunderbird, Apple-Geräten und jedem Smartphone.
- Talk: Chat und Videokonferenzen. Für Teams bis etwa 20 Personen solide nutzbar.
- Office: Collabora Online oder OnlyOffice als Integration. Dokumente, Tabellen, Präsentationen direkt im Browser bearbeiten. Kompatibel mit .docx, .xlsx, .pptx.
- Groupware: E-Mail-Integration, Aufgaben, Notizen, Formulare, Kanban-Boards.
Was Nextcloud nicht ist: Ein 1:1-Ersatz für das komplette Microsoft-Ökosystem. Wenn Sie 500 Mitarbeiter haben, die täglich in Excel-Makros und SharePoint-Workflows leben, ist Nextcloud nicht die Antwort. Aber wenn Sie ein Team von 5, 15 oder 50 Leuten haben, die Dateien teilen, Termine koordinieren und gelegentlich gemeinsam an Dokumenten arbeiten, dann ist es eine ernsthafte Alternative.
Nextcloud vs. Microsoft 365: Der direkte Vergleich
| Kriterium | Nextcloud | Microsoft 365 |
|---|---|---|
| Lizenzkosten | Keine (Open Source) | 5,60 bis 20,60 €/Nutzer/Monat (netto) |
| Serverstandort | Frei wählbar (z.B. Hetzner, IONOS) | Microsoft-Rechenzentren (USA, EU) |
| DSGVO | Volle Kontrolle, kein Drittlandtransfer | Abhängig vom Data Privacy Framework |
| CLOUD Act | Nicht betroffen | US-Gesetz gilt für Microsoft |
| Office-Apps | Collabora / OnlyOffice (Browser) | Word, Excel, PowerPoint (Desktop + Browser) |
| Videocalls | Nextcloud Talk (bis ~20 Personen gut) | Teams (Enterprise-tauglich) |
| Integration, kein eigener Maildienst | Exchange / Outlook | |
| Erweiterungen | Hunderte Open-Source-Apps | Microsoft-Ökosystem (SharePoint, Power BI) |
| Wartung | Selbst oder Managed Hosting | Komplett durch Microsoft |
| Vendor Lock-in | Keiner (Daten jederzeit exportierbar) | Hoch (Migration aufwändig) |
Ehrliche Einschätzung: Microsoft gewinnt bei Desktop-Office-Apps, E-Mail-Infrastruktur und bei großen Teams mit komplexen Workflows. Nextcloud gewinnt bei Datenschutz, Kosten, Flexibilität und Unabhängigkeit. Für die meisten KMU mit 5 bis 50 Mitarbeitern ist Nextcloud mehr als ausreichend.
Was es kostet: Ein Rechenbeispiel
Szenario: Handwerksbetrieb, 10 Mitarbeiter.
Microsoft 365 Business Standard: 10 Nutzer × 13,10 € × 12 Monate = ca. 1.572 € netto pro Jahr. Tendenz steigend. Aktuell (vor der Erhöhung) sind es 1.404 €.
Nextcloud auf Hetzner Cloud: Ein Server mit 4 Kernen, 8 GB RAM und 200 GB Speicher kostet ca. 15 € im Monat. Collabora Online als Office-Integration ist kostenlos für bis zu 20 Nutzer. Das sind 180 € im Jahr. Dazu kommt einmalig die Einrichtung.
Die Differenz: Rund 1.400 € pro Jahr. Ab dem dritten Mitarbeiter ist Nextcloud günstiger als Microsoft. Mit jedem weiteren Nutzer wächst der Vorsprung, weil Nextcloud keine Pro-Nutzer-Gebühr kennt.
IONOS bietet seit März 2026 ein Nextcloud Workspace Paket an: komplett gemanagt, deutsches Rechenzentrum, Einführungspreis 1 € pro Nutzer und Monat für die ersten drei Monate, danach 5,40 € pro Nutzer. Immer noch günstiger als Microsoft Business Standard und ohne den Wartungsaufwand.
Erfahrungen aus der Praxis
Nextcloud hat sein Image als reiner Dropbox-Klon längst abgelegt. Einige Beobachtungen aus dem Markt:
Architekturbüros und Planungsteams nutzen Nextcloud für den gemeinsamen Zugriff auf Baupläne, sichere externe Freigaben für Auftraggeber und mobile Synchronisation auf Baustellen. Der Vorteil: Passwortgeschützte Links mit Ablaufdatum, ohne dass der Empfänger ein Konto braucht.
Arztpraxen und Kanzleien setzen Nextcloud ein, weil Patienten- und Mandantendaten schlicht nicht auf US-Server gehören. Ein deutsches Hosting bei Hetzner oder IONOS schließt das Thema CLOUD Act komplett aus.
Kleine Agenturen und Freelancer berichten, dass der Umstieg von Google Workspace auf Nextcloud mit Collabora Office im Alltag kaum auffällt. Die .docx-Kompatibilität funktioniert, Kalender und Kontakte synchronisieren sauber. Der größte Unterschied: Keine monatliche Rechnung pro Kopf.
Wo es hakt: Nextcloud Talk ist für Videocalls mit 5 bis 10 Leuten solide, aber kein Ersatz für Teams bei täglichen Meetings mit 30 Teilnehmern. Und wer auf komplexe Excel-Makros angewiesen ist, wird mit Collabora oder OnlyOffice an Grenzen stoßen. Für diese Fälle gibt es hybride Ansätze: Nextcloud für Dateien und Kalender, einzelne Microsoft-Lizenzen nur für die Mitarbeiter, die Excel wirklich brauchen.
So sieht ein minimales Setup aus
Ein Nextcloud-Server bei einem deutschen Hoster steht in weniger als einer Stunde. Hier ein Docker-Setup für den Einstieg:
# docker-compose.yml für Nextcloud mit MariaDB
services:
db:
image: mariadb:11
restart: always
environment:
MYSQL_ROOT_PASSWORD: sicheres_passwort_hier
MYSQL_DATABASE: nextcloud
MYSQL_USER: nextcloud
MYSQL_PASSWORD: datenbank_passwort_hier
volumes:
- db_data:/var/lib/mysql
app:
image: nextcloud:latest
restart: always
ports:
- "8080:80"
environment:
MYSQL_HOST: db
MYSQL_DATABASE: nextcloud
MYSQL_USER: nextcloud
MYSQL_PASSWORD: datenbank_passwort_hier
volumes:
- nextcloud_data:/var/www/html
depends_on:
- db
volumes:
db_data:
nextcloud_data:Ein docker compose up -d und Nextcloud läuft. Danach kommen noch ein Reverse Proxy (Nginx oder Caddy), ein SSL-Zertifikat (Let’s Encrypt) und die Grundkonfiguration. Kein Hexenwerk, aber es braucht jemanden, der weiß was er tut.
Wer keinen eigenen Server betreiben will: Managed Nextcloud bei Hetzner, IONOS oder spezialisierten Anbietern wie Artfiles oder mailbox.org übernimmt Wartung und Updates komplett.
Für wen es sich lohnt (und für wen nicht)
Ja, wenn:
- Sie in einer datenschutzsensiblen Branche arbeiten (Medizin, Recht, Steuerberatung, Handwerk mit Kundendaten)
- Sie bei Microsoft oder Google 500+ Euro im Monat zahlen und 80 % der Features nicht nutzen
- Sie wissen wollen, wo Ihre Backups liegen und wer Zugriff hat
- Sie ein Team von 5 bis 50 Personen haben
Eher nicht, wenn:
- Sie tief im Microsoft-Ökosystem stecken (Active Directory, Exchange, SharePoint, Teams als tägliches Werkzeug)
- Sie über 100 Nutzer haben und Enterprise-Features wie Advanced Compliance oder eDiscovery brauchen
- Ihr Team auf komplexe Excel-Makros und VBA angewiesen ist
Wo fängt man an?
- Bestandsaufnahme: Welche Cloud-Dienste nutzen Sie aktuell? Was davon brauchen Sie wirklich? Die meisten Teams nutzen 20 % der Features und zahlen für 100 %.
- Testinstallation: Nextcloud auf einem kleinen Server oder als Managed Hosting einrichten. Mit 2 bis 3 Kollegen ein paar Wochen im Alltag testen.
- Entscheidung: Passt es? Dann migrieren. Passt es nicht? Dann wissen Sie zumindest, warum Sie bei Microsoft bleiben. Auch das ist eine valide Entscheidung.
Fazit
Nextcloud ist keine Revolution. Es ist eine nüchterne, technisch solide Alternative für Unternehmen, die ihre Daten selbst kontrollieren wollen. Die Software ist ausgereift, die Community ist groß, und die Kosten sind überschaubar. Mit der Preiserhöhung von Microsoft im Juli 2026 und dem wachsenden Angebot an Managed-Hosting-Lösungen wird der Zeitpunkt für einen Wechsel nicht besser.
Die eigentliche Frage ist nicht, ob Nextcloud funktioniert. Die Frage ist, ob Sie bereit sind, ein Stück Bequemlichkeit gegen ein Stück Kontrolle zu tauschen.
Wenn Sie wissen wollen, ob Nextcloud für Ihr Unternehmen passt: Schreiben Sie mir. Ich schaue mir an, was Sie aktuell nutzen, und sage Ihnen ehrlich, ob sich ein Wechsel lohnt.
Marc Weyhers ist Software Engineer und Gründer von MWP Software Engineering. Er berät Unternehmen bei der Auswahl und Einrichtung von IT-Infrastruktur, die den Anforderungen des deutschen Datenschutzrechts standhält.